Jeg tenker spesielt på to hovedområder.
Sosial Samhandlingsplattform - Connect > Collaborate > Innovate.
En felles sosial samhandlingsplattform, som sikrer at alle medarbeidere i IT uavhengig av tid og sted kan knytte faglige kontakter, delta i faglige forums, involvere seg i pågående prosesser og diskusjoner.
ITSM Rammeverk - Slik gjør vi det hos oss.
Et omforent felles IT Service Management rammeverk (Framework / Governance Model), som sikrer at alle medarbeidere i IT har et felles helhetsbilde av IT Service Management mht felles begrepsapparat og definisjoner, IT prinsipper, definerte prosser-i-samspill og tilhørende roller-i-samarbeid.
Sosial Samhandlingsplattform - Connect > Collaborate > Innovate
Jeg har skilt ut dette i en egen blogg http://netsintra.blogspot.com/. ITGPtW kjerneteamet har konkludert med at denne type verktøy er en forutsetning for det videre arbeid med itGPtW Forum, og kjerneteamets overordnede krav til et slikt samhandlingsverktøy (idéportal) er således gjengitt nedenfor.
Legend:
Yngve: sort, Peter: rød, Tone: blå, Majbritt: grøn, Pia: orange, Allan: pink
Overordnede krav
- Løsningen skal kunne nåes likt av alle ansatte i Danmark og Norge Nets
- Løsningen skal enkelt kunne nåes fra en overordnet Nets portal
- Løsningen skal være godt synlig på overordnet Nets portal inklusive teasere
- Løsning må være hurtig implementerbar, evt i flere steps med nye funksjoner
- Første versjon av verktøyet benyttes internt i GPtW teamet (pilot)
- Løsningen skal være enkel og intuitivt å bruke (brukervennlig)
- GPtW teamet skal kunne "blande" seg (hvad kan vi gjøre) = hvilken rolle har vi i team’et?
- Alle idéer som gjennomføres skal enkelt synliggjøres (og belønnes)
- Alle idéer som ikke gennemføres afvises med tydelig begrundelse af GPtW teamet.
Tilganger/roller
- Alle idéer, innegg og dialoger skal kunne sees av alle ansatte i Nets
- Forfatters navn skal alltid være synlig - anonyme innlegg skal ikke tillates
- Alle brukere (som skriver i portalen) skal ha en profil m/selvvalgt foto (default = personalefoto). Skal der være andre obligatoriske oplysninger? eller måske bare et link til vores generelle Nets (sharepoint) profil?
- Forfatter skal kunne redigere egne idéer, innlegg og kommentarer
- Forfatter skal kunne slette egne idéer, innlegg og kommentarer (angre)
- Alle brukere skal kunne kommentere alle idéer og debatter
- Det skal kunne tildeles ulike roller med innehaver (idéskaper, eier, pådriver, sponsor)
- Det skal være en admin-rolle som kan innehas av flere personer (admin rettigheter, brukeradmin, feltadmin osv)
Andre funksjonelle krav
- Løsningen skal ha en Rik Tekst Editor (legge inn bilder og linker til underliggende informasjon og beslektede idéer)
- Det skal være enkelt å søke på tvers av alle idéer (fritekstsøk)
- Det skal være mulig å knytte idéer til topics, tags, groups
- Det skal være mulig å søke på tvers av hele idéporteføljen
- Det skal være mulig å kategorisere idéer
- Det skal være mulig å sortere/gruppere idéporteføljen på sist innlagte/registrerte idéer
- Det skal være mulig å sortere/gruppere idéporteføljen på mest populære idéer (flest poeng / "like")
- Det skal være mulig å gjøre utvalg på mine registrerte idéer
- Det skal være mulig å beskrive en idés verdi/behov (eget felt)
- Det skal være mulig å beskrive hvordan en idé kan realiseres (eget felt)
- Det skal være mulig å beskrive en idés status / tilstand (eget felt)
- Det skal være mulig å forwarde (dele) idéer Jeg er ikke helt med på hva du mener – er det at linke et indlæg til et andet?
- Det skal være mulig å anbefale og tilslutte seg idéer (gi poeng, klikke "like" eller stjerner)
- Det skal være mulig å angi / begrense idéens relevans (f eks kun Norge, kun Danmark eller kun avdeling X)
- Det skal være mulig å ha bilde av personen (profil) som skriver / kommenterer en idé Måske også afdeling, telefon, mail, etc.?
- Det skal være mulig å legge opp til debatt og synliggjøre at ”ny debatt er startet” Måske en kategori ”New”/”New subject”?
- Det skal være mulig å kunne opprette gruppe for XXX Hvad menes? skal det være en lukket diskussion i en bestemt gruppe? det synes jeg ikke er en god idé
- Det skal være mulig at abonnere på ændringer af en tråd, dvs. man kan vælge at få en mail, hver gang de(n) valgte tråd(e) ændres
Det må være et tydelig skille mellom ideer og andre diskusjonstråder (selv om de til slutt kan ende opp i en ide). Enig Jeg synes vi skal tale om ”indlæg”, som kan tilhøre forskellige kategorier, for eksempel idéer, kommentarer, debatoplæg, information, spørgsmål, …
Det bør være enkelt å lage ”avstemminger” og skal kunne gjøres av alle brukere
Det bør være enkelt å lage konkurranser. Dette gjøres kun av admin
Portalen bør kombineres med en oppslagstavle som alle i NETS kan bruke fritt
Portalen skal opbygges versioneret, således at vi kan komme i gang hurtig med det væsentligste - og derefter udbygge. Jeg forudser en vis mængde arbejde heri.- det skal vi have debatteret Samt et budget til de, der skal producere denne portal. Det skal vi have afklaret med Sigurd.
Jeg forestiller mig at vi køber et værktøj, som vores værktøjsafdeling implementerer og supporterer, og at vi stiller krav til alle Nets’ portalløsninger (News, sharepoint, osv.) så de understøtter vores proces. Hvis muligt, kunne vi også bruge et gratis/open source værktøj.
Åpne spørsmål
- Skal det være en SLA for et evt svar? Det synes jeg! Hva menes? SLA – SLA betyder Service Level Agreement og betyder, at der bør være fastsatte tidsfrister for at ide bliver kommenteret fra GPtW teamet. Synes også at der skal være en SLA, således at opretter kan være sikker på at få svar indenfor rimelig tid. Jeg antager ikke, at GPtW teamet skal svare på alle spørsmål/have en mening om alt. Vi må fastlægge hvornår vi kan forventes at have en mening/replicere som team betragtet - ellers giver det ingen mening med en SLA. Der er normalt ingen garanti for at få et svar på et spørgsmål, en kommentar, eller et indlæg i en debat, men måske skulle vi udvide med en kategori: ”idé – afventer svar fra ledelsen”? i så fald skal der være en tidsfrist, for eksempel 14 dage.
- Skal indlægs-tråde som er uddebateret kunne lukkes? Det synes jeg! Ja, ja af admin/GPtW teamet Hvorfor er det vigtigt at forhindre folk i at arbejde videre med et indlæg? jeg tror det vil være smart at have en ”Closed” kategori, så man kan filtrere ”døde” tråde væk; måske får de automatisk denne kategorisering efter 14 dage uden tilføjelser/ændringer?
- Skal alle idéer og dialoger kunne sees av alle eksterne konsulenter? Det synes jeg! Bør kunne være en funksjon for å Skjule enkelte tråder/innlegg som ikke skal kunne leses av definerte grupper (utenom avdeling, utenom ADAM, utenom Nets osv) enig med blå. Dette er yderst problematisk og svækker tilliden til hele konceptet. Jeg mener at alle der har adgang til systemet skal kunne se alt! Så kan vi diskutere om konsulenter skal have adgang – det mener jeg principielt ikke.
- Skal "portalen" være emneinddelt fra starten? Ellers kreves en "adm.rolle" mere permanent. Jeg synes at vi skal starte portalen op med de emner vi kan finde på. Derudover forestiller jeg mig at GPtW teamet skal følge op og udfylde en ”adm.rolle” for at vedligeholde portalens emner. Om vi bruker portalen som en pilot vil emnene komme i løpet av pilotperioden. Jeg er ikke enig i at vi nødvendigvis skal ha oppfølginen av portalen. Dette må en dedikert Nets –rolle gjøre. Vår roller i GPTW er ikke en betalt rolle og vi vil lett kunne nedprioritere arbeidet i travle perioder…DET må ikke skje. Hvis en enkelt i GPtW teamet har travlt i en periode må vi være forpligtet overfor hinanden til at melde du således at en anden kan overtage midlertidig. Jeg er enig med Tone ( blå). Vi bør finde du af vores eksakte rolle. Enig i at vi skal finde du af hvilken rolle vi skal spille og hvilket ambitionsniveau vi skal have. Men det påvirker ikke, om vi skal have emneinddeling eller ej. Jeg tror ikke det er nødvendigt med emneinddeling, hvis vi har et dækkende udvalg af kategorier og en god søgefunktion.
IT Rammeverk - Slik gjør vi det hos oss
Både BBS, PBS og Tellerhar har jobbet med IT rammeverk i flere år for å definere området IT Service Management. BBS har siden 2005 delvis benyttet Service Support prosessene i ITIL v2.0 innenfor IT Operations. Men isteden for å migrere til ITIL v3.0 for å favne hele Supply (Value) Chain valgte BBS i 2009 å utvikle sin egen IT Governance Model. (Mange av hovedelementene i denne var sammenfallende med ITIL v3.0.)
Personlig mener jeg fortsatt ITIL v3.0 er et hensiktsmessig rammeverk for en IT organisasjon av vår størrelse.
Jeg vil også anbefale følgende White Paper fra IDG
http://whitepaper.idg.no/wp.cfm?id=CF55F688-1A64-6A71-CEFB00A3965A8C2C
IT Rammeverk - Slik gjør vi det hos oss
Både BBS, PBS og Tellerhar har jobbet med IT rammeverk i flere år for å definere området IT Service Management. BBS har siden 2005 delvis benyttet Service Support prosessene i ITIL v2.0 innenfor IT Operations. Men isteden for å migrere til ITIL v3.0 for å favne hele Supply (Value) Chain valgte BBS i 2009 å utvikle sin egen IT Governance Model. (Mange av hovedelementene i denne var sammenfallende med ITIL v3.0.)
Personlig mener jeg fortsatt ITIL v3.0 er et hensiktsmessig rammeverk for en IT organisasjon av vår størrelse.
- ITIL v3.0 er det meste brukte IT rammeverket internasjonalt, og er allerede godt kjent blant de fleste av Nets IT medarbeidere, samt våre underleverandører og samarbeidspartnere (IBM, HP, Oracle, BMC, MicroSoft, SAP osv).
- Rammeverket gir oss et felles gjennomarbeidet IT(IL) språk med kjente begreper og definisjoner, inklusive prosesser, leveranser, funksjoner og roller. Standard glossary er gratis tilgjengelig som dokument (pdf) og som web oppslag. Lurer man på hva som menes med Demand Management, Portfolio Management, Change Management, Service Level Management, Service Level Agreement, Service Catalogue osv - slå det opp i felles Glossary!
- Det finnes ferdig utviklede kurs og tester på mange kompetansenivåer i alle land og på flere språk, og mange av våre IT medarbeidere er allerede ITIL Foundation sertifiserte.
- Det finnes en rekke fagforum og kunnskapsnettverk i alle land, som f eks http://itsmf.dk/ og http://www.itsmf.no/, samt diverse LinkedIn grupper og Facebook gruper osv osv.
Jeg vil også anbefale følgende White Paper fra IDG
http://whitepaper.idg.no/wp.cfm?id=CF55F688-1A64-6A71-CEFB00A3965A8C2C
For ordens skyld gjengir jeg også den tidligere BBS IT Governance Model. Som man ser inneholder denne mange av de samme hovedelementer og begreper som ITIL v3.0 modellen over.
